Además de organización y estrategia, lograr que un evento sea un éxito requiere una gestión eficiente del presupuesto. ¿Te has parado a pensar de qué forma puede afectar un mal cálculo en la experiencia de los asistentes?
Optimizar el presupuesto no es perder calidad
Invertir con criterio es la clave para tener un control de gastos en todo momento así como evitar generar gastos imprevistos o innecesarios. Sigue estas claves para optimizar y organizar el presupuesto de tu evento sin perder calidad ni alejarte de tus objetivos.
1. Define el objetivo y el tipo de evento
Antes de pensar en el presupuesto, es esencial tener claro cuál es el propósito del evento. Algunos factores como la magnitud, el lugar o el formato variarán en función del tipo de evento que se esté organizando.
Saber a quién va dirigido el evento y qué deseas lograr con él te ayudará a priorizar los gastos y a determinar cuál es el presupuesto necesario.
2. Sé realista
Lo primero será definir un presupuesto global claro. Es esencial ser honesto con lo que se puede invertir en el evento, y además contemplar un margen del 10-15% para imprevistos.
Haz un repaso en profundidad para que no olvides incluir todos los ítems necesarios: localización, catering, tecnología, logística, decoración, seguros, transporte, alojamiento…
3. Clasifica los gastos por partidas
El orden te salvará de duplicar gastos o de olvidar incluir algunos elementos en tu presupuesto. Organizar el presupuesto por partidas de diferentes categorías facilitará el control de pagos y permitirá identificar las áreas que necesitas revisar.
4. Cotiza con varios proveedores
Cuando pidas presupuestos a proveedores, no te quedes con la primera opción. Pide al menos tres cotizaciones y compara tanto el precio como la calidad, la experiencia y la flexibilidad que ofrece. A veces, lo barato sale caro, pero no siempre lo caro garantiza el mejor resultado.
5. Aprovecha alianzas y tarifas corporativas
Las agencias de viajes y eventos tenemos convenios con hoteles, transportes y espacios para eventos que pueden ayudar a optimizar mucho el presupuesto. Estas alianzas suelen incluir descuentos y condiciones especiales que ayudan a aligerar el presupuesto sin dejar a un lado la calidad.
6. Confía en terceros
Aunque apoyarnos en terceros puede parecer un gasto adicional al principio, la realidad es que en muchas ocasiones ahorrará tiempo y reducirá errores costosos. Delegar algunas tareas como la producción técnica, la coordinación general o la atención a los invitados a expertos puede ser una gran inversión.
Ofrecer un presupuesto ajustado es un elemento que afecta en la toma de decisiones a la hora de organizar un evento y en BCD Meetings & Events sabemos cómo optimizarlo al máximo. ¡Escríbenos y te ayudaremos a diseñar una experiencia que emocione!
