La combinación única de naturaleza espectacular, clima templado durante todo el año y una excelente infraestructura para eventos fueron determinantes para que Varma eligiera Madeira como destino para uno de sus viajes de incentivo. Además su ubicación estratégica con buenas conexiones aéreas desde Europa y su oferta de experiencias auténticas y exclusivas lo convirtieron en el lugar ideal para lograr una experiencia que buscaba sorprender, motivar y fortalecer lazos entre los participantes.
El primero de muchos proyectos
“Varma había confiado en nosotros para varios proyectos y eso hizo que afrontásemos el reto con mucha ilusión. Dimos lo mejor de nosotros mismos tanto a nivel logístico como a nivel creativo”, explica Raquel Sánchez, Directora Regional de Viajes de Incentivo en BCD Meetings & Events y responsable de Travel Emotions.
El viaje a Madeira suponía mucha exigencia logística “porque los asistentes partían de diferentes puntos dentro de España, lo que nos obligaba a estar perfectamente coordinados. Por eso desde el primer momento optamos por aliarnos con la tecnología para obtener los mejores resultados”, añade Raquel Sánchez.
Uno de los principales desafíos fue la gestión de los traslados en una isla con una geografía montañosa y carreteras estrechas. “Para afrontarlo se trabajó con proveedores locales con experiencia en grupos corporativos, se planificaron rutas escalonadas, se utilizaron vehículos adaptados al terreno y se mantuvo una comunicación fluida con los asistentes a través de la app, lo que permitió reaccionar rápidamente ante cualquier imprevisto”, explica Bárbara Franco, Consultor Senior MICE en Travel Emotions.
Además, se implementaron planes alternativos para actividades al aire libre en caso de cambios meteorológicos, garantizando siempre una experiencia de calidad. “Tener controladas todas las opciones que ofrecía Madeira ha sido fundamental a la hora de diseñar un programa que cumpliera con las expectativas del cliente y de todos los asistentes al viaje”, añade Raquel Sánchez
Los viajes de incentivo para fomentar la cohesión
Los viajes de incentivo son una gran herramienta para fomentar la cooperación entre los equipos. Desde BCD M&E diseñamos un programa ad hoc que tuvo en cuenta una variedad de actividades diseñadas para fomentar la cohesión del grupo, el descubrimiento del destino y el disfrute personal. “Incluimos aventuras al aire libre, como rutas en 4×4 por los paisajes volcánicos y actividades de team building, experiencias culturales, como visitas a mercados locales y no faltaron momentos de networking y relax, incluyendo una cocktail al atardecer en un espectacular rooftrop, una cena de despedida en un enclave exclusivo y tiempo libre para explorar”, puntualiza Virginia Sanz, Operations Manager en Travel Emotions.
Esta variedad de actividades hizo que la participación fuese muy activa. “Los asistentes se mostraron entusiastas, colaborativos y comprometidos, lo que generó un ambiente muy positivo y enriquecedor”, explica Bárbara Franco.
La tecnología, nuestro gran aliado
La tecnología fue un pilar clave en la organización, ya que los asistentes recibían toda la información canalizada a través de una app que se diseñó de forma personalizada para el evento. “Esto permitió consultar el programa actualizado en tiempo real, recibir notificaciones y recordatorios, participar en dinámicas interactivas y encuestas, compartir fotos y comentarios en un muro social interno y acceder a información útil sobre el destino, puntos de encuentro y contactos clave”, explica Clara Alcalde, Controller en el Equipo Creativo. “La app no solo facilitó la logística, sino que también potenció la interacción y el sentimiento de comunidad entre los asistentes.”
La belleza exótica como inspiración de la gráfica
A la hora de desarrollar el concepto creativo del viaje, “buscamos representar la exótica belleza natural de la isla, incluyendo la flor del Paraíso. Su forma única aporta dinamismo y refuerza la idea de un destino vibrante y lleno de vida”, detalla Daniel Martín, Diseñador Gráfico y Consultor Creativo en BCD Meetings & Events, quien añade que “como guiño al destino, incluimos dentro de la D de la región de Madeira el símbolo de la cruz que aparece en su bandera.”
En líneas generales, el objetivo era transmitir la sensación de tranquilidad y misterio que se experimenta en Madeira. “Los vientos suaves y los sonidos de la naturaleza crean una atmósfera única, como si la isla misma estuviera contando su historia, y es lo que hemos querido representar con la gráfica”, explica Daniel Martín.
Un resultado del trabajo en equipo
Al volver del viaje, hicimos balance de los resultados junto con el cliente y resultó todo un éxito. “Trabajar con el equipo de BCD es un placer, hemos hecho un equipo de trabajo muy compenetrado desde el principio en el que la labor de conceptualización y creación realmente es un trabajo de equipo. Aportando desde BCD M&E la profesionalidad en la organización de viajes de incentivos y desde Varma el conocimiento de nuestros clientes y la experiencia de llevar viajando 20 años con ellos”, manifiesta Lourdes López, Corporate Purchasing Director.
Sobre todo, destaca “la cercanía, atención, el mimo en el detalle, la anticipación, seguridad, calma, resolución de imprevistos y sonrisa permanente. Además, la capacidad del equipo de BCD M&E para alinearse con nuestros objetivos y valores, que han hecho que ya formen parte, junto con nuestros clientes y el equipo de VARMA, de nuestra familia”, añade Lola Oti, Trade Marketing Director.
Al regresar del viaje, el feedback de los asistentes fue muy positivo, “logramos la puntuación máxima en casi todas las variables evaluadas, muy satisfechos con el acompañamiento, el programa de actividades, los detalles y el clima familiar de nuestros viajes. En cada experiencia conseguimos sorprender y superar expectativas, no solo por el destino, sino por las experiencias creadas en el mismo”, puntualizan.
