La tecnología se ha convertido en la gran aliada a la hora de organizar un evento. Además de permitir sorprender a los invitados antes, durante y después del evento, hacer uso de aplicaciones y herramientas es muy positivo de cara a agilizar la gestión de la organización del mismo.
En BCD Meetings & Events Spain sabemos que estar continuamente actualizados repercute en un servicio más eficaz para nuestros clientes. Por ello, hemos desarrollado BCD Cloud, una herramienta que automatiza los procesos, “necesaria para la gestión integral de todos los eventos que organizamos y que además era un requisito para participar en ciertos concursos”, nos cuenta Roberto Santé, Planning & Control Manager en la compañía.
Después de un exhaustivo análisis de las necesidades junto a los equipos de las diferentes líneas de negocio (Sports, Pharma y Eventos) “hemos detectado las mejores fórmulas para ayudar a nuestros clientes y ajustarnos realmente a sus requerimientos.” Y así nace BCD Cloud: “Una herramienta formada por cuatro módulos que está en continua evolución y escucha de las demandas de los clientes”, comenta Roberto Santé.
Este módulo nos ayuda a lograr el objetivo de la optimización de procesos: se trata de una base de datos actualizada de todos los proveedores con los que trabajamos a la que tienen acceso ellos mismos. “La herramienta les permite actualizar sus perfiles, gestionar las peticiones por parte de los técnicos, direccionar las ventas, cumplir objetivos y agilizar todos los procesos en general”, explica Roberto Santé, añadiendo que además “el Account Manager puede valorar los proveedores con los que ha trabajado y consultar reseñas”.
BCD Cloud también permite agilizar todas las tareas relacionadas con los proyectos: “Gestionamos el briefing, hacemos las cotizaciones y se las presentamos al cliente, organizamos los listados de participantes, realizamos comunicaciones con los clientes, hacemos cierres contables…”, enumera Roberto Santé.
Se trata de un módulo en continua mejora: “Gracias a nuestra expertise conocemos las necesidades de los clientes a la hora de poner un proyecto en marcha, por lo que la selección de los diferentes parámetros de la web se ajustan a lo que cada uno pueda necesitar de forma individual”, remarca Roberto Santé.
Uno de los objetivos de BCD Meetings & Events Spain es que los procesos sean ágiles e intuitivos, y para ello el Módulo de Portal de Cliente es la mejor solución. “Permite que el cliente haga solicitudes de forma cómoda a través de un chat directo con el consultor. Todas las comunicaciones son a través de la plataforma, lo que hace que equipo y cliente estén siempre alineados y coordinados”, nos explica Roberto Santé.
Desarrollar una web para un evento puede convertirse en un proceso complicado que BCD Cloud logra simplificar incluyendo todos los elementos que solicite el cliente: formularios para solicitar datos personales, gestión de cupos, pasarelas de pago... “En general los clientes, se sorprenden por la rapidez con la que nos permite trabajar. Algunos clientes como Coca-Cola o Fibratel ya la han utilizado y su feedback ha sido muy positivo”, explica Roberto Santé.
La generación de webs a través de BCD Cloud permite que otras marcas de Ávoris Corporación Empresarial puedan comprar producto a través de ellas, lo que nos ayuda a llegar al cliente final y a ofrecer una imagen corporativa más sólida.
La incorporación de BCD Cloud ha supuesto una gran mejora en el los procesos de trabajo. “Se mejora la comunicación con los proveedores, todos trabajamos del mismo modo, existe un control del volumen de trabajo por parte de los Account Managers, se reduce el flujo de emails y llamadas, se controla el volumen de ventas y la cartera de clientes…”, explica Roberto Santé, quien además asegura que “el hecho de trabajar en la misma plataforma hace que los procesos sean similares, algo que contribuye a que los clientes reciban el mismo servicio independientemente de la persona con la que estén trabajando”.
Además, son muy interesantes todas las opciones desde el punto de vista del reporte: “Tener la posibilidad de descargar un informe detallado a golpe de clic simplifica los procesos además de que cada usuario puede elegir los campos que le interesa analizar”. Los presupuestos también se pueden personalizar con el logo del cliente, “algo que aporta la imagen de profesionalidad y que nos hace seguir una misma línea a la hora de trabajar”, asegura Roberto Santé.
BCD Cloud ha cambiado la forma de trabajar internamente en BCD Meetings & Events Spain así como ha reforzado nuestra relación con los clientes. Roberto Santé asegura que “el hecho de que la herramienta se haya desarrollado ad hoc es un valor añadido a la hora de presentar una propuesta a un cliente y eso nos está facilitando la captación y la retención al mostrarnos como una compañía con gran músculo desde el punto de vista tecnológico”.
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