Aunque a la hora de organizar eventos es muy importante tener mucha planificación, atención a los detalles o capacidad de reacción ante imprevistos, es muy fácil cometer errores que pueden afectar a la experiencia.
Ser capaces de evitar algunos de los errores más habituales marcará la diferencia y puede hacer que el evento se convierta en un auténtico éxito.
Comenzar la organización sin una planificación clara o sin definir objetivos concretos, puede hacer que el evento se convierta en una sucesión de errores provocados porque el organizador del evento se pierda en los detalles.
Cómo evitarlo: Establece objetivos específicos para tu evento y crea, en base a ellos, un plan detallado con tiempos, responsabilidades y un presupuesto realista.
También es muy habitual comenzar la organización de un evento sin haber hecho un análisis previo de la audiencia a la que nos vamos a dirigir, lo que puede afectar en que la existencia no cumpla las expectativas.
Cómo evitarlo: Haz una investigación sobre tu público objetivo y sus comportamientos para comprender sus intereses y necesidades. Esto te ayudará a seleccionar el formato, la localización y los contenidos que serán más adecuados para que la experiencia sea atractiva.
Algunos problemas técnicos como el sonido, la iluminación o la señalización pueden afectar a la experiencia durante el evento, pero también una mala gestión de la tecnología en el proceso de registro o comunicación previo puede generar frustración en los asistentes.
Cómo evitarlo: Las pruebas previas en las que se revisan todos los elementos técnicos servirán para asegurarnos de que todo funciona y plantear un plan B por si existiera algún fallo. Es fundamental asegurarnos de que el acceso al lugar sea adecuado, y que los asistentes reciben información clara sobre cómo llegar y participar.
En todos los eventos, los imprevistos son inevitables. Pueden surgir cambios climáticos o problemas más técnicos, y para ello será fundamental contar con un plan B que permita que la jornada pueda continuar adelante con éxito.
Cómo evitarlo: Párate a identificar posibles riesgos y diseña soluciones alternativas con antelación suficiente. Además, las habilidades del equipo son fundamentales para que sea posible resolver inconvenientes en tiempo real y que estos tengan el menor impacto en el desarrollo del evento.
Muchos organizadores se enfocan solo en el desarrollo del evento y se olvidan de la importancia de hacer un seguimiento posterior. Recopilar feedback o mantener relación con los asistentes es una gran oportunidad para extraer aprendizajes y aplicarlos en eventos futuros.
Cómo evitarlo: Las encuestas de satisfacción son una herramienta excelentes para conocer la opinión de los asistentes. También será una buena idea enviar encuestas de satisfacción para conocer
En BCD Meetings & Events sabemos cómo evitar errores a la hora de organizar nuestros eventos. ¡Escríbenos y te ayudaremos a diseñar una experiencia que emocione!
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