Ya sea una conferencia de negocios, el lanzamiento de un producto o una celebración anual, el éxito de nuestros eventos influye directamente en todos los implicados en el mismo. Veamos cómo definir el éxito y cómo saber si hemos cumplido con las expectativas, las hemos superado o debemos mejorarlas.
¿De qué hablamos cuando hablamos de éxito?
El éxito en los eventos depende de la naturaleza y los objetivos del mismo, así como de todas las partes interesadas en el desarrollo de este. Para poder medirlo, primero debemos definirlo, pero esto no es una tarea fácil, ya que esta es una definición transversal donde influyen muchos factores:
- Alcanzar los objetivos: Se espera que el evento cumpla con los objetivos establecidos. Estos objetivos pueden ser: crear notoriedad de marca, potenciar el networking, aumentar las ventas o, simplemente, celebrar una ocasión especial.
- Experiencia de participación positiva: Lo ideal es que los asistentes abandonen el evento satisfechos, inspirados y con un sentimiento de vínculo hacia la marca. Para esto, es importante poner especial dedicación en la calidad del contenido, el entretenimiento, la acogida y la hospitalidad, así como cualquier otro factor que influya en la experiencia.
- La satisfacción de las partes interesadas: Las expectativas de todas las partes interesadas en que se celebre el evento, ya sea el cliente, los patrocinadores u organizadores, deberían ser cubiertas o, incluso, superadas.
- ROI (return of investment): El retorno sobre la inversión, o lo que es lo mismo, la rentabilidad del evento. Es un indicador clave de rendimiento que nos permite ver lo que hemos ganado respecto a la inversión económica que se ha hecho. El ROI es una forma objetiva y cuantitativa de de definir y medir el éxito en un evento.
- Impacto y legado: un evento exitoso conseguirá lograr una impresión que perdure y contribuye positivamente en la comunidad, la industria o la causa para la que se llevó a cabo.
Mide el éxito de tus eventos
Ahora que hemos definido cómo debe ser un evento exitoso, definamos cómo medirlo para saber si hemos cumplido con nuestras expectativas y la de todas las partes interesadas. Hay distintas métricas que podemos utilizar para conseguir evaluar el impacto de nuestro evento:
- Asistencia y participación: el número de asistentes y su nivel de implicación son datos cualitativos y cuantitativos que nos ayudan a medir el éxito.
- Encuestas y feedback: Recibir el feedback a través de encuestas o evaluaciones, nos arroja datos e insights muy valiosos para analizar el evento y aplicar mejoras para los futuros encuentros.
- Social media engagement: otra forma de medir el éxito de nuestro evento es fijarse en las métricas de las redes sociales. Cuántas veces te han mencionado, cuántos me gustas acumulas o cuántas veces han compartido tu contenido, son datos que nos ayudarán en nuestro análisis. Asegúrate de comunicar tu evento en las redes sociales.
- Cobertura por los medios de comunicación: si al evento que gestiones van a acudir medios de comunicación, el alcance y el tono de estos antes, durante y después del evento reflejará su importancia y el interés generado.
- Ingresos y gastos: Los ingresos generados (venta de tickets, merchandising, sponsors) en comparación con los gastos soportados (personal, catering, marketing) te permitirán medir el éxito financiero de tu evento, es decir, el ROI que hemos definido anteriormente.
- Networking: Si evaluamos la calidad y la cantidad de las conexiones conseguidas durante el evento de negocios y las sesiones de networking, nos indicará la capacidad del evento de fomentar las relaciones profesionales de calidad.
- Acciones post-evento: no todo acaba con el final del evento, medir las acciones posteriores, como las comunicaciones de seguimiento, las conversiones en ventas o el compromiso continuado de los asistentes, nos ayuda a medir el éxito del evento a largo plazo.
Conclusión
El éxito de un evento va más allá de la logística, la preparación y la ejecución. Medir el impacto de nuestro evento nos permite entender qué ha funcionado y qué se podría haber hecho mejor. Este aprendizaje nos servirá para aplicarlo en futuros proyectos. Conocer de cerca qué es el éxito y cómo medirlo nos hará enfocarnos siempre en crear un evento que asegure que nuestros clientes y los asistentes se marchen con un profundo sentimiento de haber experimentado algo extraordinario.
