La inteligencia artificial (IA) ha llegado a nuestras vidas para quedarse. Es cuestión de tiempo que se lleve a cabo su integración total en nuestro día a día, aunque el recorrido para ello aún es largo. Como no puede ser de otra forma, también ha llegado al sector de eventos, pero ¿qué motivos hay para aplicar la IA en nuestros eventos? ¿de qué manera nos puede ayudar? Analicemos todas estas cuestiones.
La IA, una herramienta multidisciplinar
La inteligencia artificial es una herramienta que complementa nuestro trabajo. En la mayoría de los casos nos ayuda a optimizar procesos, reducir tiempos de trabajo o hacer nuestras tareas de forma más eficaz y eficiente, entre otras cosas, lo que nos permite, en definitiva, dirigir esfuerzos de forma simultánea.
7 motivos para aplicar la IA en nuestros eventos
La IA tiene infinidad de usos, desde procesos más sencillos, como elaborar presupuestos, hasta otros más complejos como integrar la realidad virtual en tus eventos. Aunque el recorrido para su integración, mejora y desarrollo aún es largo, en muchos casos ya se puede aplicar en los eventos y sus ventajas son muchas:
- Personalizar experiencias: la IA se basa en un aprendizaje continuo en base a los datos que nutren la herramienta. Por lo tanto, si acumulamos y analizamos los datos de los asistentes, obtendremos insights muy valiosos que nos permitirán que en los siguientes eventos podamos ofrecer experiencias y sugerencias personalizadas y acordes a sus gustos, interacciones o sensaciones. De este modo, cada asistente vivirá una experiencia única y diferente a la de los demás.
- Organización del evento: La automatización que nos facilita la inteligencia artificial nos permitirá predecir la venta de entradas o la asistencia al evento, identificar tendencias, o, incluso, elegir la localización o las fechas más idóneas para celebrarlo. También podemos elaborar campañas de marketing, experiencias o contenidos para redes sociales dirigidas a un perfil específico para atraer a nuestro público objetivo al evento o a aquellas personas con un interés potencial en el mismo. La IA puede ayudarnos igualmente a generar correos electrónicos personalizados que contengan información relevante del evento según los gustos de nuestro público. Además, en base al perfil de los asistentes, podemos aumentar las posibilidades de networking, creando agendas personalizadas a los asistentes para poner en contacto a personas afines y generar la oportunidad de crear relaciones valiosas.
- Mejoras continuas: la gran capacidad de análisis de la IA, nos permite procesar datos en tiempo real para reaccionar “in situ” y poder tomar decisiones con el evento en marcha para arreglar posibles desviaciones, o coordinar las distintas actividades que se están llevando a cabo en el evento. Además, saber cómo lo hemos hecho en otros eventos y entender cómo se sintió el asistente, nos ayudará a mejorar algunos procesos y a centrarnos en potenciar aquellos que mejor funcionan.
- Potenciar la experiencia: una forma de llevar tus eventos al siguiente nivel es incluyendo la realidad virtual. Esta herramienta nos permite ofrecer una experiencia inmersiva y captar la atención de nuestros participantes. Eso sí, todavía es algo caro implementarla, pero, como todo, llegará un momento en que su uso se democratice.
- Análisis post evento: la IA también nos ayudará a tener una visión 360 del evento una vez celebrado. Gracias a la herramienta podremos obtener informes que nos ayuden a mejorar, enviar correos electrónicos personalizados y de seguimiento, interaccionar con los leads generados a través de contenido de calidad o elaborar una estrategia mucho más optimizada para los próximos eventos, entre tantas otras cosas.
- Una mejora global: colateralmente, la IA también ayudará a las empresas y agencias creadoras y organizadoras de eventos a mejorar la calidad de vida de sus empleados. Quien trabaja en este sector sabe que cumplir con todos los objetivos, timing o procesos, puede llegar a ser abrumador. La buena noticia es que muchos de los procedimientos, como la elaboración de presupuestos o la gestión de las entradas, se podrán automatizar a través de la IA, dando espacio a los organizadores para centrarse en puntos más relevantes del evento, lo que se traducirá, a su vez, en un mayor bienestar para el empleado y, por lo tanto, poder ofrecer una mejor experiencia a los asistentes.
- Cubrir otras necesidades de los asistentes: siguiendo el punto anterior, al contar con más tiempo disponible para centrarse en las principales líneas de organización del evento, podremos centrarnos también en cubrir otras necesidades del asistente. Por ejemplo, ayudarle a gestionar sus desplazamientos o elaborar una agenda “a medida” en base a sus intereses.
Conclusión
La IA es una herramienta muy eficaz que nos puede ayudar a optimizar procesos y tiempos a través de múltiples vías. Con los años la IA irá evolucionando cada vez más, sin embargo, ya es posible emplear muchas de sus funciones en los entornos laborales, y, como hemos analizado en este post, son muchos motivos para aplicar la IA en nuestros eventos.
